«Nota de cliente» puede significar varias cosas.
Un pedido puede contener eventos del sistema, notas privadas del equipo, una nota dirigida al cliente e instrucciones que ha introducido al comprar. Tienen orígenes y destinatarios distintos. Comprueba el tipo real de nota sin fiarte solo de la palabra «nota».
Una nota enviada al cliente desde la vista del pedido de WooCommerce puede generar un correo y aparecer junto al pedido. Borrar la nota guardada no recupera un correo ya entregado. Aclara el destino antes de realizar la acción.
Elige primero quién debe leerla.
Estos seis ejemplos ficticios utilizan información habitual de atención al cliente. Muestran por dónde empezar, no una correspondencia automática entre WooCommerce y otro sistema de clientes.
| Ejemplo | Destinatario previsto | Lugar útil |
|---|---|---|
| comprueba el cambio de talla antes de preparar el paquete | equipo que gestiona este pedido | contexto interno del pedido |
| la nueva fecha de entrega es el jueves | el cliente | mensaje al cliente revisado |
| por favor, no incluyáis el precio impreso | equipo de preparación de pedidos | Instrucción del cliente junto al pedido |
| El cliente prefiere que se le contacte por correo electrónico | El equipo en un contacto posterior | Preferencia en el lugar adecuado de la ficha del cliente |
| Ha cambiado el estado del pago | El equipo que investiga el pedido | Historial del sistema |
| Un compañero comprobará el stock y responderá mañana | La siguiente persona que atienda al cliente | Seguimiento registrado junto al cliente o al pedido |
Registra un acuerdo que permita actuar.
«El cliente ha llamado» aporta poco al siguiente compañero. «Comprobar la disponibilidad de la talla M y responder mañana» deja clara la próxima tarea. Incluye la compra correspondiente y el momento acordado para retomar el contacto cuando resulte útil, sin añadir datos personales que no tengan relación.
Si la instrucción afecta a la preparación del paquete, guárdala con el pedido que abrirá quien lo prepare. Si debe servir para futuras conversaciones, elige el contexto del cliente diseñado para ese fin. No des por hecho que un tipo de nota se sincroniza automáticamente con todos los sistemas.
Comprueba la visibilidad con un cliente ficticio.
Antes de adoptar un proceso de notas, utiliza datos de prueba para revisar qué ve el equipo, qué aparece en la cuenta del cliente y qué correo se envía. Comprueba los roles, además del campo donde se guarda la información. Que una etiqueta parezca interna no demuestra que el acceso esté restringido.
Al corregir un error, distingue entre cambiar el registro y rectificar un mensaje que ya se ha recibido. Deja claro el seguimiento necesario para que la siguiente persona no continúe a partir de un acuerdo desactualizado.