Klantnotitie kan verschillende dingen betekenen.
Een bestelling kan systeemgebeurtenissen, interne teamnotities, een bericht voor de klant en een door de koper ingevulde instructie bevatten. Die hebben andere bronnen en lezers. Bekijk het daadwerkelijke type en vertrouw niet alleen op het woord notitie.
Een klantnotitie vanuit de WooCommerce-bestelweergave kan een e-mail versturen en bij de bestelling verschijnen. Een opgeslagen notitie verwijderen haalt een bezorgde mail niet terug. Controleer de bestemming voordat je de handeling uitvoert.
Kies eerst voor wie de informatie is.
Deze zes fictieve voorbeelden bevatten gewone service-informatie. Ze helpen de juiste plek kiezen en vormen geen automatische vertaling tussen WooCommerce en een ander klantsysteem.
| Voorbeeld | Bedoelde lezer | Bruikbare plek |
|---|---|---|
| Controleer de maatwijziging vóór inpakken | Team bij deze bestelling | Interne bestelcontext |
| Je gewijzigde bezorgdatum is donderdag | De klant | Beoordeeld klantbericht |
| Laat de gedrukte prijs weg | Inpakteam | Klantinstructie bij de bestelling |
| Klant heeft voorkeur voor e-mailcontact | Team bij een volgend contact | Passende klantvoorkeur |
| Betaalstatus veranderd | Team dat de bestelling onderzoekt | Systeemgeschiedenis |
| Collega controleert voorraad en antwoordt morgen | Volgende persoon die de klant helpt | Vastgelegde opvolging bij klant of bestelling |
Leg een afspraak vast waar iemand mee verder kan.
“Klant belde” helpt een collega weinig. “Controleer beschikbaarheid van maat M en antwoord morgen” geeft een volgende taak. Neem de relevante aankoop en het afgesproken moment mee waar dat helpt, zonder onnodige persoonlijke details toe te voegen.
Verandert de instructie het inpakken, houd haar dan bij de bestelling die de inpakker opent. Moet ze toekomstige gesprekken helpen, kies dan de juiste klantcontext. Veronderstel niet dat één notitietype automatisch naar ieder systeem doorloopt.
Controleer zichtbaarheid met een fictieve klant.
Bekijk vóór ingebruikname met testgegevens wat het team ziet, wat in het klantaccount verschijnt en welke e-mail wordt verstuurd. Controleer rollen naast het opslagveld. Een intern klinkende naam bewijst geen afgeschermde toegang.
Houd bij herstel van een fout het aanpassen van het dossier apart van het corrigeren van een ontvangen bericht. Maak de vervolgactie duidelijk, zodat niemand verdergaat met een verouderde afspraak.