„Kundennotiz“ kann Verschiedenes bedeuten.
Eine Bestellung kann Systemereignisse, interne Teamnotizen, eine an den Kunden gerichtete Notiz und eine Eingabe des Käufers enthalten. Herkunft und Leserkreis unterscheiden sich. Prüfe den tatsächlichen Notiztyp, statt dich allein auf das Wort „Notiz“ zu verlassen.
Eine aus der WooCommerce-Bestellansicht versendete Kundennotiz kann eine E-Mail auslösen und bei der Bestellung erscheinen. Das Löschen der gespeicherten Notiz ruft eine bereits zugestellte E-Mail nicht zurück. Kläre das Ziel vor der Aktion.
Zuerst den vorgesehenen Leser wählen.
Diese sechs fiktiven Beispiele enthalten gewöhnliche Serviceinformationen. Sie zeigen den Ausgangspunkt, keine automatische Zuordnung zwischen WooCommerce und einem anderen Kundensystem.
| Beispiel | Vorgesehener Leser | Passender Ort |
|---|---|---|
| Größenänderung vor dem Packen prüfen | Das Team für diese Bestellung | Interne Bestellinformationen |
| Dein neuer Liefertermin ist Donnerstag | Der Kunde | Geprüfte Kundennachricht |
| Bitte keine gedruckten Preisangaben beilegen | Das Packteam | Kundenanweisung bei der Bestellung |
| Kunde bevorzugt Kontakt per E-Mail | Das Team beim nächsten Kontakt | Geeignete Präferenz im Kundendatensatz |
| Zahlungsstatus geändert | Das Team, das die Bestellung untersucht | Systemhistorie |
| Kollege prüft den Bestand und antwortet morgen | Die nächste Person, die dem Kunden hilft | Dokumentierte Folgeaufgabe bei Kunde oder Bestellung |
Eine Vereinbarung festhalten, mit der jemand weiterarbeiten kann.
„Kunde hat angerufen“ hilft dem nächsten Kollegen wenig. „Verfügbarkeit in Größe M prüfen und morgen antworten“ nennt die nächste Aufgabe. Ergänze bei Bedarf den betreffenden Kauf und den vereinbarten Zeitpunkt, ohne sachfremde persönliche Angaben hinzuzufügen.
Betrifft die Anweisung das Packen, halte sie bei der Bestellung fest, die das Packteam öffnet. Soll sie spätere Gespräche unterstützen, nutze den dafür vorgesehenen Kundenbereich. Unterstelle nicht, dass sich jeder Notiztyp automatisch mit allen Systemen synchronisiert.
Die Sichtbarkeit mit einem fiktiven Kunden prüfen.
Prüfe mit Testdaten, was das Team sieht, was im Kundenkonto erscheint und welche E-Mail versendet wird, bevor du einen Notizablauf übernimmst. Kontrolliere Rollen ebenso wie Speicherfelder. Eine intern klingende Bezeichnung belegt keine Zugriffsbeschränkung.
Unterscheide bei einer Korrektur den gespeicherten Eintrag von einer bereits empfangenen Nachricht. Halte den passenden Folgekontakt klar fest, damit die nächste Person nicht von einer überholten Vereinbarung ausgeht.