« Note client » peut désigner plusieurs choses.
Une commande peut contenir des événements système, des notes privées d’équipe, une note adressée au client et une instruction saisie par l’acheteur. Leurs origines et lecteurs diffèrent. Vérifiez le type réel plutôt que le seul mot « note ».
Une note client envoyée depuis la vue de commande WooCommerce peut déclencher un e-mail et apparaître avec la commande. Supprimer la note enregistrée ne rappelle pas un e-mail déjà distribué. Clarifiez la destination avant l’action.
Choisissez d’abord le lecteur.
Ces six exemples fictifs utilisent des informations de service ordinaires. Ils indiquent où commencer, sans établir de correspondance automatique entre WooCommerce et un autre système client.
| Exemple | Lecteur prévu | Emplacement utile |
|---|---|---|
| vérifier le changement de taille avant l’emballage | équipe chargée de cette commande | contexte interne de la commande |
| votre nouvelle date de livraison est jeudi | le client | message client vérifié |
| merci de ne pas joindre le prix imprimé | équipe d’emballage | instruction client associée à la commande |
| le client préfère être contacté par e-mail | équipe lors d’un prochain échange | préférence adaptée sur la fiche client |
| statut du paiement modifié | équipe qui examine la commande | historique système |
| un collègue vérifiera le stock et répondra demain | prochaine personne qui aide le client | suivi enregistré avec le client ou la commande |
Notez un accord qui permet d’agir.
« Le client a appelé » aide peu le collègue suivant. « Vérifier la disponibilité en M et répondre demain » donne une tâche. Ajoutez l’achat concerné et le prochain moment convenu lorsque c’est utile, sans informations personnelles sans rapport.
Si l’instruction concerne l’emballage, gardez-la avec la commande ouverte par la personne qui prépare. Si elle doit aider les futurs échanges, choisissez le contexte client prévu. Ne supposez pas qu’un type de note se synchronise automatiquement partout.
Vérifiez la visibilité avec un client fictif.
Avant d’adopter un parcours de notes, utilisez des données test pour voir ce que lit l’équipe, ce qu’affiche le compte client et quel e-mail part. Vérifiez les rôles autant que le champ de stockage. Un libellé qui semble interne ne prouve pas un accès restreint.
Pour corriger une erreur, distinguez la modification de l’enregistrement de la correction d’un message déjà reçu. Clarifiez le suivi nécessaire pour que la personne suivante ne parte pas d’un accord périmé.