Begin bij de volgende taak
Openstaande bestellingen vragen niet allemaal om hetzelfde werk. Sommige kun je voorbereiden, andere wachten op betaling en weer andere bevatten een instructie die bepaalt hoe je ermee omgaat. Een nuttige ochtendcontrole maakt dat onderscheid voordat je alle bestellingen gaat openen.
Kies een korte werkperiode en bepaal welke bestellingen je daarin behandelt. Bekijk de betaalgegevens, producten en varianten, bezorgvoorwaarden, klantinstructies en wat een collega eventueel al heeft gedaan. Geef elke bestelling een praktische plek: klaar voor verwerking, wachtend of eerst een beslissing nodig. Dit zijn werkgroepen, geen nieuwe WooCommerce-statussen.
Maak duidelijk wie de volgende actie oppakt. “Controleer het bezorgadres bij de klant” is een taak. “Nog eens naar bestelling #1046 kijken” vraagt nog om uitzoekwerk. Na de controle wil je weten wat je kunt doen en waarop je nog wacht.
Van openstaande bestelling naar ingepakt pakket.
Bij DYMR staat bestelling #1048 klaar: vier Heavyweight Tees voor Noor. In Daymerce pak je die bestelling op in dezelfde werkplek waarin je de klant en haar aankoopgeschiedenis bekijkt.
Kies wat je gaat inpakken.
Open de inpakrij en begin aan een ronde. Je ziet welke bestellingen er klaarstaan en houdt zicht op het werk dat nog volgt.
Houd het juiste product voor je.
Bij #1048 staan de productfoto, maat, SKU en vier stuks naast de controle. Je hoeft geen aparte paklijst bij te houden of productgegevens over te nemen.
Controleer en ga verder.
Vink de productregel af en rond het inpakken af. De volgende bestelling opent, terwijl de ronde bijhoudt wat klaar is. Verzendlabels en verzendbevestiging volgen via je verzendinrichting.
Je houdt je aandacht bij het pakket. Daymerce houdt de bestelling en de volgende stap bij elkaar.
Lees de status samen met de betaalmethode
Gebruik de officiële uitleg van de statussen samen met de bestelnotities en de bijbehorende gegevens bij de betaalprovider. Pending payment betekent dat de betaling nog niet is afgerond. On hold kan betekenen dat een betaling op bevestiging wacht. Failed en Cancelled vragen om eigen onderzoek; verander de status niet alleen om de lijst op te ruimen.
Processing, oftewel in behandeling, duidt normaal op een bestelling die nog verwerkt moet worden. Het bewijst niet in alle gevallen dat het geld op je rekening staat. Betalen bij aflevering is een belangrijke uitzondering: de bestelling kan al op Processing staan voordat het bedrag is ontvangen. Ook afzonderlijke autorisatie en afschrijving, vertraagde betaalmethoden en aangepaste betaalkoppelingen vragen om de controles uit hun eigen documentatie.
Een statuswijziging kan gevolgen hebben voor voorraad, meldingen en gekoppelde diensten, afhankelijk van de overgang en je instellingen. Zet een bestelling niet op Completed om een onopgelost punt te verbergen. Markeer hem ook niet als betaald omdat de klant een bevestigingspagina zag. Stel eerst vast wat er werkelijk is gebeurd.
Een ochtend met vijf verschillende bestellingen
De onderstaande bestellingen zijn fictief. Ze laten zien hoe je bepaalt wat je moet doen; er zijn voor deze handleiding geen transacties uitgevoerd.
| Bestelling en beschikbare informatie | Volgende taak | Wat je eerst bevestigt |
|---|---|---|
| 1041 · in behandeling; provider bevestigt betaling; één standaardproduct | Bereid het product en de bezorggegevens voor. | Controleer of de bestelling niet al is ingepakt. |
| 1042 · wacht op betaling; geen bevestiging van geslaagde betaling bij de provider | Wacht met verwerken en controleer de betaling. | Een bestelrecord alleen bewijst geen betaling. |
| 1043 · in behandeling; betaald; bericht voor de ontvanger toegevoegd | Houd het cadeaubericht bij de gekozen producten. | Controleer de boodschap en een eventuele instructie om geen prijzen mee te sturen. |
| 1044 · betaald; klant vraagt om een andere maat | Handel de wijziging af voordat je inpakt. | Controleer de variant, beschikbaarheid en een eventuele goedgekeurde prijsaanpassing. |
| 1045 · mislukt; klant meldt een afschrijving | Vergelijk de bestelnotities met de vertrouwelijke gegevens bij de provider. | Stel de uitkomst vast voordat je opnieuw om betaling vraagt. |
Bekijk eerst wat klaar is voor verwerking, maar houd tijd vrij voor uitzonderingen. Is een product niet beschikbaar, een adres onduidelijk of vraagt een klant om een wijziging? Leg de vraag en de verantwoordelijke vast, zodat je geen onvolledig pakket verstuurt.
Een klantvraag? De aankoop is al binnen handbereik.
Vraagt Noor hoe het met haar bestelling staat? Open haar aankoop in Customer 360. Je ziet welke bestelling ze bedoelt en gaat naar de bijbehorende producten en status, zonder dezelfde gegevens opnieuw bij elkaar te zoeken.
Een bruikbaar antwoord is concreet: wat is besteld, welke verwerking staat nog open en wat kun je werkelijk toezeggen? Zo help je de klant met dezelfde informatie waarmee je het pakket voorbereidt.
Houd de instructie bij het product
Controleer vóór het inpakken of product, variant en aantal overeenkomen met de bestelling. Bekijk daarna de details die het werk veranderen: breekbare producten, cadeauverpakking, een bericht voor de ontvanger, een bezorgafspraak of een overeengekomen wijziging. Die controle hoort bij de producten, zonder dat je losse notities hoeft af te zoeken.
Door taken te bundelen, kun je heen en weer lopen beperken als bestellingen daadwerkelijk hetzelfde werk vragen. Je kunt bijvoorbeeld voor meerdere bestellingen hetzelfde product pakken en daarna elk pakket afzonderlijk controleren. Houd bestelreferenties, aantallen en persoonlijke boodschappen uit elkaar. Hetzelfde product betekent niet dezelfde instructies voor de ontvanger.
Verzendlabels en tracking hangen af van je gekoppelde verzendoplossing. Volg de gedocumenteerde werkwijze en controleer de bestelreferentie voordat je een label koopt of een pakket overdraagt. Een pakket voorbereiden, een label aanmaken en verzending bevestigen zijn verschillende gebeurtenissen.
Rond het werk af voordat je de status verandert
Spreek af wat “klaar” betekent voor de producten en betaalmethoden die je aanbiedt. Bij een fysieke bestelling horen daar de afgesproken verwerking en communicatie bij. Virtuele producten, handmatige betalingen en uitbreidingen kunnen andere regels volgen. Gebruik de werkelijke bestelgeschiedenis, in plaats van een statusvolgorde van een andere webshop over te nemen.
Ook een terugbetaling staat los van een statuslabel. Lees de uitleg over terugbetalingen en de instructies van je betaalprovider. De registratie en een eventuele daadwerkelijke geldstroom moeten overeenkomen. Ga er niet van uit dat het handmatig instellen van Refunded het bedrag via de provider heeft terugbetaald.
Bekijk aan het eind van de werkperiode wat nog wacht, wie elke uitzondering oppakt en welke klaargemaakte pakketten nog een afgesproken eindcontrole nodig hebben. Neem een duidelijke reden mee naar de volgende ronde, zodat je niet opnieuw een onverklaarde lijst door moet.
Officiële bronnen
De uitleg over bestellingen is op 23 oktober 2026 gecontroleerd aan de hand van officiële WooCommerce-documentatie. Het gedrag van statussen, voorraad, e-mail en betalingen hangt af van de betaalmethode en de koppelingen in je webshop.