Distingui il messaggio dal documento.
Una conferma d’ordine attesta la ricezione dell’ordine. Un messaggio di pagamento riguarda il pagamento. Una fattura registra la vendita secondo la configurazione scelta. Possono arrivare insieme, ma non sono automaticamente lo stesso oggetto.
Le estensioni WooCommerce possono aggiungere fatture a email selezionate. PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce, per esempio, è un’estensione con impostazioni per documenti e allegati. È separata da WooCommerce di base. Controlla l’edizione installata e i documenti di correzione supportati, senza presumere che tutti gli strumenti PDF funzionino allo stesso modo.
Scegli un solo posto da cui emettere la fattura.
Se il sistema contabile emette la fattura di vendita, un secondo plugin non dovrebbe assegnare autonomamente un altro numero alla stessa vendita. Se la emette il negozio, stabilisci come documento e identificativo arrivano in contabilità. Concorda numerazione, dati aziendali e requisiti del documento con il commercialista.
Scegli consapevolmente l’evento di emissione. Un ordine può essere in attesa di pagamento, pagato in seguito o parzialmente rimborsato. Generare la fattura alla creazione dell’ordine ha conseguenze diverse dal generarla dopo un determinato stato di pagamento. Allinea la regola all’attività reale e ai metodi di pagamento.
Verifica più della semplice esistenza di un PDF.
In questo test fittizio, l’ordine #2041 è pagato e il sistema configurato emette INV-2041. L’identificativo è illustrativo, non un consiglio sulla numerazione. Segui lo stesso acquisto attraverso questi controlli.
| Passaggio | Riscontro atteso |
|---|---|
| Ordine creato | L’evento di attivazione previsto si è verificato oppure no |
| Pagamento confermato | Viene emessa una sola fattura secondo la regola concordata |
| Email consegnata | Il cliente corretto riceve l’allegato o il collegamento sicuro corretto |
| Il cliente la richiede di nuovo | È possibile recuperare lo stesso documento emesso |
| Reso parziale | La correzione configurata rimanda alla vendita originale |
Distingui il reinvio dalla correzione.
Reinviare un documento esistente non dovrebbe emettere silenziosamente un nuovo numero di fattura. Una modifica alla vendita può invece richiedere una correzione attraverso il processo documentale scelto. Controlla quali funzioni sono incluse nell’estensione o nel servizio contabile; non presumere che ogni edizione gratuita comprenda le note di credito.
Usa clienti fittizi per i test di consegna e verifica destinatario e nome del file. Se il documento corretto esiste ma l’email non arriva, indaga separatamente sulla consegna. L’articolo sulle email d’ordine spiega questa distinzione. Lascia le scelte fiscali e di fatturazione specifiche del Paese alla persona responsabile dei tuoi conti.