Distinguez le message du document.
Une confirmation accuse réception d’une commande. Un message de paiement concerne le paiement. Une facture enregistre la vente selon le dispositif choisi. Ils peuvent arriver ensemble sans être automatiquement le même objet.
Des extensions WooCommerce peuvent joindre des factures à certains e-mails. PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce, par exemple, possède des réglages de documents et pièces jointes. Cette extension est distincte du cœur WooCommerce. Vérifiez l’édition installée et les documents correctifs pris en charge, sans supposer que tous les outils PDF fonctionnent pareil.
Choisissez un seul lieu d’émission de la facture.
Si le logiciel comptable émet la facture de vente, une seconde extension ne doit pas émettre indépendamment un autre numéro pour cette vente. Si la boutique l’émet, définissez comment le document et son identifiant arrivent en comptabilité. Convenez avec votre comptable de la numérotation, des coordonnées de l’entreprise et des exigences applicables.
Choisissez délibérément le déclencheur. Une commande peut attendre un paiement, être réglée plus tard ou être partiellement remboursée. Générer une facture à la commande n’a pas les mêmes conséquences qu’après un état de paiement choisi. Adaptez la règle à l’activité et aux moyens de paiement réels.
Testez plus que la présence d’un PDF.
Dans ce test fictif, la commande #2041 est payée et le système configuré émet INV-2041. Cet identifiant est illustratif, pas une recommandation de numérotation. Suivez le même achat dans les vérifications suivantes.
| Étape | Élément attendu |
|---|---|
| Commande créée | Le déclencheur prévu a eu lieu ou non |
| Paiement confirmé | Une facture est émise selon la règle convenue |
| E-mail distribué | Le bon client reçoit la bonne pièce jointe ou le bon lien sécurisé |
| Le client la redemande | Le même document émis peut être retrouvé |
| Retour partiel | La correction configurée renvoie à la vente d’origine |
Distinguez renvoi et correction.
Renvoyer un document existant ne doit pas émettre silencieusement un nouveau numéro de facture. Une modification de la vente peut en revanche nécessiter une correction selon le processus choisi. Vérifiez les fonctions incluses dans votre extension ou service comptable ; les avoirs ne sont pas forcément présents dans chaque édition gratuite.
Utilisez des clients fictifs pour les tests d’envoi et vérifiez le destinataire autant que le nom du fichier. Si le bon document existe mais que l’e-mail manque, examinez la distribution séparément. L’article sur les e-mails de commande explique cette distinction. Confiez les choix fiscaux et les exigences de facturation locales au responsable de votre comptabilité.