Maak onderscheid tussen bericht en document.
Een bestelbevestiging bevestigt een bestelling. Een betaalbericht gaat over betalen. Een factuur legt de verkoop vast volgens de inrichting die je daarvoor hebt gekozen. Ze kunnen samen aankomen, maar zijn niet automatisch hetzelfde document.
WooCommerce-uitbreidingen kunnen facturen aan gekozen mails toevoegen. PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce is bijvoorbeeld een plugin met document- en bijlage-instellingen. Die staat los van de WooCommerce-basis. Controleer de geïnstalleerde editie en ondersteunde correctiedocumenten; PDF-tools werken niet allemaal hetzelfde.
Kies één plek waar de factuur ontstaat.
Geeft je boekhoudsysteem de verkoopfactuur uit, laat een tweede factuurplugin dan niet zelfstandig nog een nummer voor dezelfde verkoop maken. Geeft de webshop de factuur uit, spreek dan af hoe document en kenmerk naar de administratie gaan. Stem nummering, bedrijfsgegevens en toepasselijke documentvereisten met je boekhouder af.
Kies ook het moment bewust. Een bestelling kan wachten op betaling, later betaald worden of gedeeltelijk retour komen. Uitgeven bij bestellen heeft andere gevolgen dan uitgeven na een bepaalde betaalstatus. Laat de regel aansluiten op jouw bedrijf en betaalmethoden.
Test meer dan het bestaan van een PDF.
In dit fictieve voorbeeld is bestelling #2041 betaald en maakt het ingestelde factuursysteem INV-2041. Het kenmerk is een voorbeeld, geen nummeringsadvies. Volg dezelfde aankoop langs deze controles.
| Stap | Verwacht bewijs |
|---|---|
| Bestelling aangemaakt | Het gekozen uitgiftemoment is wel of niet bereikt |
| Betaling bevestigd | Volgens de afspraak ontstaat één factuur |
| E-mail bezorgd | De juiste klant krijgt de juiste bijlage of afgeschermde link |
| Klant vraagt opnieuw | Hetzelfde uitgegeven document is terug te vinden |
| Gedeeltelijke retour | De ingerichte correctie verwijst naar de oorspronkelijke verkoop |
Houd opnieuw sturen en corrigeren uit elkaar.
Een bestaand document opnieuw sturen hoort niet stilletjes een nieuw factuurnummer te maken. Verandert de verkoop, dan kan juist een correctie via je gekozen documentproces nodig zijn. Bekijk welke mogelijkheden je plugin of boekhouddienst heeft; creditnota’s horen niet bij iedere gratis editie.
Test verzending met fictieve klanten en controleer de ontvanger naast de bestandsnaam. Bestaat het juiste document maar ontbreekt de mail, onderzoek dan de bezorging afzonderlijk. Het artikel over bestelmails helpt dat verschil bepalen. Houd landspecifieke factuur- en btw-keuzes bij degene die je administratie verzorgt.