Nachricht und Dokument unterscheiden.
Eine Bestellbestätigung bestätigt einen Auftrag. Eine Zahlungsnachricht betrifft die Zahlung. Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf nach deiner gewählten Rechnungseinrichtung. Sie können zusammen eintreffen, sind aber nicht automatisch dasselbe.
WooCommerce-Erweiterungen können Rechnungen bestimmten E-Mails beifügen. PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce ist beispielsweise eine Erweiterung mit Dokument- und Anhangseinstellungen. Sie gehört nicht zum WooCommerce-Kern. Prüfe installierte Edition und unterstützte Korrekturdokumente, statt bei allen PDF-Werkzeugen dasselbe Verhalten anzunehmen.
Einen Ort für die Rechnungsausstellung wählen.
Stellt das Buchhaltungssystem die Verkaufsrechnung aus, sollte ein zweites Rechnungsplugin nicht unabhängig eine weitere Nummer für denselben Verkauf vergeben. Stellt der Shop die Rechnung aus, kläre die Übertragung von Dokument und Kennung in die Buchhaltung. Stimme Nummerierung, Unternehmensangaben und passende Dokumentanforderungen mit deiner Buchhaltung ab.
Wähle den Auslöser bewusst. Eine Bestellung kann auf Zahlung warten, später bezahlt oder teilweise erstattet werden. Eine Rechnung bei Bestelleingang hat andere Folgen als eine Rechnung nach einem bestimmten Zahlungszustand. Stimme die Regel auf das tatsächliche Geschäft und die Zahlungsarten ab.
Mehr testen als die bloße Existenz eines PDFs.
In diesem fiktiven Test ist Bestellung #2041 bezahlt und das eingerichtete Rechnungssystem stellt INV-2041 aus. Die Kennung dient nur als Beispiel, nicht als Empfehlung für die Nummerierung. Verfolge denselben Kauf durch diese Prüfungen.
| Schritt | Erwarteter Nachweis |
|---|---|
| Bestellung erstellt | Der vorgesehene Auslöser ist eingetreten oder noch nicht eingetreten |
| Zahlung bestätigt | Eine Rechnung wird nach der vereinbarten Regel ausgestellt |
| E-Mail zugestellt | Der richtige Kunde erhält den richtigen Anhang oder sicheren Link |
| Kunde fragt erneut | Dasselbe ausgestellte Dokument lässt sich wieder abrufen |
| Teilretoure | Die eingerichtete Korrektur verweist auf den ursprünglichen Verkauf |
Erneuten Versand und Korrektur unterscheiden.
Beim erneuten Versand eines bestehenden Dokuments sollte nicht stillschweigend eine neue Rechnungsnummer entstehen. Eine Änderung des Verkaufs kann hingegen eine Korrektur im gewählten Dokumentenablauf erfordern. Prüfe, welche Funktionen deine Erweiterung oder dein Buchhaltungsdienst enthält. Gutschriften gehören nicht automatisch zu jeder kostenlosen Edition.
Nutze fiktive Kunden für Zustelltests und prüfe neben dem Dateinamen auch den Empfänger. Existiert das richtige Dokument, fehlt aber die E-Mail, untersuche die Zustellung gesondert. Der Artikel zu Bestellmails erklärt diesen Unterschied. Länderspezifische Rechnungs- und Steuerfragen gehören zur verantwortlichen Fachperson deiner Buchhaltung.