Distingue el mensaje del documento.
Una confirmación de pedido acusa recibo de un pedido. Un mensaje de pago se refiere al pago. Una factura registra la venta según la configuración de facturación elegida. Pueden llegar juntos, pero no son automáticamente el mismo documento.
Los plugins de WooCommerce pueden añadir facturas a determinados correos. PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce, por ejemplo, es un plugin con ajustes para documentos y archivos adjuntos. Es una herramienta independiente del núcleo de WooCommerce. Comprueba la edición instalada y los documentos de corrección que admite, sin dar por hecho que todas las herramientas de PDF funcionan igual.
Elige un único lugar para emitir la factura.
Si el sistema contable emite la factura de venta, un segundo plugin de facturación no debería emitir por su cuenta otro número para esa misma venta. Si la emite la tienda, define cómo llegan ese documento y su identificador a la contabilidad. Acuerda con tu asesor contable la numeración, los datos de la empresa y los requisitos documentales correspondientes.
Elige deliberadamente el evento que activa la emisión. Un pedido puede estar pendiente de pago, pagarse más tarde o recibir un reembolso parcial. Generar una factura al realizar el pedido tiene consecuencias distintas a generarla después de alcanzar un estado de pago concreto. Ajusta la regla a la actividad real y a los métodos de pago.
Comprueba algo más que la existencia de un PDF.
En esta prueba ficticia, se paga el pedido #2041 y el sistema de facturación configurado emite INV-2041. El identificador es ilustrativo, no una recomendación de numeración. Sigue esa misma compra a lo largo de estas comprobaciones.
| Paso | Evidencia esperada |
|---|---|
| Pedido creado | El evento previsto para activar la emisión se ha producido o todavía no |
| Pago confirmado | Se emite una sola factura según la regla acordada |
| Correo entregado | El cliente correcto recibe el archivo adjunto o el enlace seguro que le corresponde |
| El cliente vuelve a pedirla | Se puede recuperar el mismo documento ya emitido |
| Devolución parcial | La corrección configurada remite a la venta original |
Distingue entre reenviar y corregir.
Reenviar un documento existente no debería generar silenciosamente un nuevo número de factura. Un cambio en la venta puede requerir una corrección mediante el proceso documental elegido. Comprueba qué funciones incluye tu plugin o servicio contable; no des por hecho que todas las ediciones gratuitas admiten notas de abono.
Utiliza clientes ficticios para las pruebas de entrega y revisa tanto el destinatario como el nombre del archivo. Si el documento correcto existe pero no llega el correo, investiga la entrega por separado. El artículo sobre correos de pedidos explica esa diferencia. Deja las decisiones de facturación e impuestos específicas de cada jurisdicción en manos de la persona responsable de tu contabilidad.