Geef ieder financieel gegeven een eigenaar.
Een bestelling, factuur en uitbetaling van een betaalprovider beschrijven iets anders. Bepaal waar de factuur ontstaat, welk systeem btw en verzendgegevens aanlevert en wie correcties afhandelt. Voorkom dat twee systemen een genummerde factuur voor dezelfde verkoop uitgeven.
Leg de ondersteunde overdracht vast: richting, aanleiding, moment en vast bronkenmerk. Als een onderbroken taak opnieuw start, moet de connector daarmee een bestaande overdracht kunnen herkennen. Vraag de leverancier ook hoe je mislukte overdrachten terugziet.
Houd de verkoop en het ontvangen geld uit elkaar.
Een uitbetaling kan meerdere betalingen bundelen en providerkosten verrekenen. Het bankbedrag hoeft dus niet gelijk te zijn aan één bestelling. Sluit verkopen, retouren, kosten en uitbetalingen aan met de onderliggende gegevens, in plaats van de bestelling aan het bankbedrag aan te passen.
Fictief voorbeeld: een klant betaalt €72 inclusief de ingestelde btw en bezorging. Later volgt €18 retour. Houdt de provider €1,20 kosten in en betaalt hij het restant samen uit, dan is de rekensom €72 − €18 − €1,20 = €52,80. Die kosten veranderen de oorspronkelijke verkoop niet in een bestelling van €52,80. Dit voorbeeld laat de samenhang zien, geen fiscale verwerking.
Volg één aankoop en één correctie helemaal.
Gebruik de echte btw-inrichting en een testwerkwijze die je met je boekhouder afspreekt. Bekijk het document, de overgedragen registratie en het providerrecord samen.
| Gebeurtenis | Wat zoek je terug? | Vraag |
|---|---|---|
| Betaalde bestelling | Eén verkoopregistratie met bestelkenmerk | Zijn korting en verzending juist verwerkt? |
| Gedeeltelijke retour | Herleidbare correctie | Verwijst deze naar de oorspronkelijke aankoop? |
| Overdracht herhaald | Hetzelfde bronkenmerk | Voorkomt opnieuw proberen een dubbele registratie? |
| Provideruitbetaling | Betaling, kosten en retourdetails | Kun je het eindbedrag verklaren? |
Kies een ondersteunde overdracht, geen logo.
Een vermelde koppeling kan via een externe connector lopen. Moneybird beschrijft de WooCommerce-koppeling bijvoorbeeld via Combidesk. Dat is een specifieke externe oplossing met eigen mogelijkheden en ondersteuning. Het bewijst geen rechtstreekse koppeling vanuit iedere webshoptool.
Vraag welke bestelstatussen, valuta, btw-inrichtingen en retoursoorten worden ondersteund. Stem verwerking en momenten met je boekhouder af vóór je op automatisering vertrouwt. Laat een uitzondering zichtbaar totdat iemand de uitkomst heeft gecontroleerd; een afgeronde taak bewijst niet iedere boekhoudkundige keuze.